Als sectororganisatie voor elektriciens verdedigt Volta de belangen van ongeveer 5000 bedrijven en hun 36.000 medewerkers. Volta fungeert als een centraal aanspreekpunt voor haar leden, en biedt hen expertise, kennis en advies. De organisatie ondersteunt haar leden via uiteenlopende digitale en klassikale trainingen, workshops, infosessies, strategisch onderzoek, enzovoort.
Op zoek naar een gebruiksvriendelijk leerplatform
Volta werkte met een ingewikkeld online registratieproces voor e-learning en klassikale training. Deelnemers konden zich inschrijven op de website van Volta en lieten daarbij hun contactinformatie achter. De beheerder van Volta moest daarna meerdere uitgebreide stappen uitvoeren om deelnemers te registreren in verschillende interne databases. Dat proces was dringend aan een update toe.
Daarom ging Volta op zoek naar een ecosysteem waarin verschillende databases op een geautomatiseerde manier informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Om dat doel te bereiken, bleek een flexibel learning management systeem essentieel.
Het LMS moet een gebruiksvriendelijke tool zijn die:
- het organiseren van digitale en fysieke training faciliteert;
- training resultaten opvolgt;
- tegemoet komt aan de huidige noden van Volta, en flexibel genoeg is om ook op toekomstige veranderingen in te spelen.
Het Totara LMS als deel van een ecosysteem
Door een Totara LMS voor Volta te ontwikkelen, heeft Neo Learning een belangrijke rol gespeeld in het opzetten van het beoogde ecosysteem.
Hieronder beschrijven we het vereenvoudigde inschrijvingsproces dat Neo Learning ontwikkelde:
- Deelnemers registreren zich nog steeds via de Volta website voor opleidingen.
- Wanneer een nieuwe gebruiker zijn of haar contactinformatie invult, krijgt de Learning & Development afdeling het verzoek om die gebruiker goed te keuren.
- De informatie wordt daarna automatisch toegevoegd in het ERP-systeem van Volta, dat op zijn beurt gelinkt is aan het Totara LMS. Zo worden de gebruiker en zijn of haar gekozen opleiding ook geregistreerd in het learning management systeem.
Als de gebruiker zich al eerder inschreef voor een opleiding van Volta, verloopt het volledige proces zonder enige tussenkomst van de Learning & Development afdeling.
Neo Learning gebruikte Totara API om de verbindingen tussen het ERP-systeem en Totara op te zetten. Dat open-source aspect van Totara maakte voor Volta écht het verschil in dit project. Het zorgde ervoor dat we bestaande tools van Volta enerzijds konden linken met Totara anderzijds.
Dit leidde niet alleen tot een drastische vereenvoudiging van het inschrijvingsproces. Met één druk op de knop genereert Volta nu een gebruikersrapport, dat alle nuttige informatie bevat die verspreid zit over verschillende databases (bijv. leerpaden, gebruikersdata, facturatiegegevens). Alle individuele platformen blijven elk op zich draaien, en doen wat ze goed doen.
Neo Learning werkt al jarenlang samen met Volta. We werken in sprints om realistische doelen te bereiken en functionaliteiten stap voor stap uit te rollen. Daarnaast voorzien we ook workshops, technische ondersteuning en training om onze klant maximaal bij te staan.
De toekomst van het Totara LMS bij Volta is veelbelovend. De automatisering van inschrijvingen voor klassikale opleidingen is één van de volgende stappen die we samen zullen realiseren.
Een vereenvoudigd inschrijvingsproces en uitgebreide rapporten
Het uitrollen van het LMS bij Volta zit nog in de beginfase, maar het leerplatform telt toch al 700 actieve gebruikers. Omdat het ledenaantal bij Volta hoog oploopt, komen daar in de nabije toekomst nog honderden gebruikers bij wanneer ze zich inschrijven voor opleidingen, webinars of workshops.
Het vereenvoudigde inschrijvingsproces resulteerde in een pak minder administratief werk voor de Learning & Development medewerkers. In een handomdraai genereren ze bovendien uitgebreide gebruikersrapporten met handige informatie.
In de toekomst zal Volta bijkomende interne platformen koppelen aan het bestaande Totara LMS, zodat hun ecosysteem nog efficiënter en inclusiever wordt.
“Voor ons is het Totara LMS echt het beste in zijn soort. Neo Learning is in staat om een mooie meerwaarde te bieden dankzij hun transparante en flexibele manier van werken. We kunnen rekenen op hun Totara experten om de atypische structuur van onze organisatie te vertalen naar een degelijk en gebruikvriendelijk LMS. Het Totara Talent Experience Platform heeft met zijn mogelijkheden voor mobiel leren en multi-tenancy nog enkele veelbelovende elementen in petto voor onze toekomst.”
Jim Wallens, Training Advisor bij Volta
